Planlægningskompasset
Overblik over planlagt og visiteret tid — i realtid, klar til tavlemødet.
Med Ældreloven er intentionen, at der ikke skal detailplanlægges på den enkelte ydelse, men at mængden af hjælp til borgeren skal styres over en længere periode. Samtidig får Leverandøren større frihed og et større ansvar for selv at tilrettelægge hjælpen til den enkelte borger. Når ansvaret flytter, skal overblikket flytte med, og det stiller nye krav til planlægningen i hjemme og sygeplejen: Planlæggere og teamledere skal holde styr på, om den planlagte og disponerede tid følger det, borgeren er visiteret til, både så borgeren får den hjælp, der er behov for, og så den økonomiske ramme overholdes. Uden et fælles og opdateret overblik bliver den balance svær at holde, og mange løser det i dag med manuelle regneark ved siden af fagsystemet. Samtidig skal Leverandør og Visitation kunne tale ud fra det samme billede, og de faste tavlemøder i teamet kræver data, der er til at stole på her og nu, ikke data fra sidste uges rapport.
Når ansvaret flytter, skal overblikket flytte med.
Hvad det er
Planlægningskompasset er en del af Navigator modulet i Organisationens Digitale Tvilling. I stedet for manuelle regneark samler det den information, der allerede findes i fagsystemet, og præsenterer den på en lettilgængelig måde, der understøtter de daglige driftsbeslutninger. Løsningen er udviklet til at arbejde sammen med både CURA og Nexus, og viser, om det, der er visiteret, matcher det, der reelt planlægges for det enkelte team og den enkelte borger.
Hvad det gør konkret
| Feature | Funktion | Udbytte |
|---|---|---|
| Planlægningsoversigt på teamniveau | Sammenligner visiteret forløbstid med disponeret tid og beregner planlægnings procenten for teamet | Planlægger og teamleder kan se med det samme, om teamets planlægning både lever op til det, borgerne er visiteret til, og holder sig inden for den økonomiske ramme |
| Understøttelse af tavlemøder | Giver teamet et fælles og aktuelt billede af borgerne, klar til brug i den daglige gennemgang | Faglige drøftelser tager udgangspunkt i data, alle omkring bordet er enige om, i stedet for forskellige udtræk |
| Tværgående synlighed mellem Leverandør og Visitation | Gør det synligt for begge parter, om niveauet af visiterede forløb matcher den planlagte og disponerede tid | Uenigheder om vurderingskriterier kan tages, før de vokser sig store, og løftes til rette ledelsesniveau, hvis nødvendigt |
| Borgeroversigt | Viser visiteret og disponeret tid for hver enkelt borger, med filtrering og søgning | Det bliver hurtigt tydeligt, hvilke borgere der kræver en beslutning, i stedet for at skulle gennemgå alle borgere manuelt |
| Farvekodede tærskelværdier | Markerer automatisk borgere som grøn, gul eller rød ud fra, hvor tæt disponeret tid ligger på det visiterede forløbs grænser | Planlæggere kan prioritere opmærksomheden der, hvor der reelt er behov, både fagligt og økonomisk, frem for at gætte sig frem |
| Ugevælger med historik | Viser udviklingen for team og borger over flere uger, ikke kun et øjebliksbillede | Enkeltstående afvigelser kan skelnes fra reelle mønstre, så beslutninger tages på et mere solidt grundlag |
| Forløbsmargen (grafisk visning) | Illustrerer visuelt, hvor borgerens disponerede tid ligger i forhold til forløbets grænser | Et helt team kan scannes for tendenser på sekunder, hvor en talopstilling ville kræve en manuel gennemgang |
| Realtidsopdatering | Henter nye data fra fagsystemet cirka 15 sekunder efter en ændring er gemt | Effekten af en beslutning kan ses med det samme, i stedet for at vente på næste rapportkørsel |
Hvem det er til
Planlæggere, der laver ruteplanlægningen i hjemme og sygeplejen, samt teamledere for de enkelte teams. Det er dem, der bruger Planlægningskompasset i det daglige arbejde og på tavlemøderne.
Det næste ledelsesniveau, som skal sikre sammenhæng mellem visiteret og disponeret tid, både for at borgerne får den rette hjælp, og for at den økonomiske ramme udnyttes uden at blive overskredet.
Kan vi ikke bare lave det selv i vores eget BI værktøj?
- Det er opdateret i realtid. Der skal ikke ventes på en rapport, der køres en gang om ugen eller om natten. En ændring i planlægningen kan følges cirka 15 sekunder efter, den er gemt.
- Det er bygget til brugere, der ikke er IT indfødte. Planlæggere og teamledere skal kunne bruge det uden oplæring i en generel BI platform.
- Det driftes og vedligeholdes af Case By Case. Kommunen skal ikke afsætte egne ressourcer til at bygge, teste og vedligeholde rapporter.
- Det indeholder visualiseringer, der ikke findes i standard BI værktøjer, som forløbsmargenen og de automatisk beregnede tærskelværdier, der er skræddersyet til netop denne opgave.
Bevis fra praksis
Erfaringen fra kommuner, der har taget Planlægningskompasset i brug, er, at overblikket bliver en del af den måde, planlægning og opfølgning foregår på. Planlæggere kan hurtigere danne sig et overblik og foretage justeringer, når der opstår ændringer, både med borgerens behov og den økonomiske ramme for øje. Ledelsen får bedre indsigt i driften og et stærkere grundlag for at følge udviklingen og sikre sammenhæng mellem serviceniveau og ressourcer. Fordi medarbejdere og ledere arbejder ud fra det samme billede, kommer den faglige vurdering i højere grad i spil i de daglige drøftelser om borgerne.
Sådan kommer man i gang
Det tager typisk cirka to uger at etablere Planlægningskompasset teknisk, hvorefter der bør regnes med yderligere cirka to uger til den organisatoriske implementering, hvor planlæggere og teamledere tager løsningen i brug i den daglige praksis. Case By Case bistår i hele forløbet, fra opstart til organisatorisk implementering, og sørger for det praktiske med at etablere adgang til data fra både CURA og Nexus.
Princippet er det samme, som har været drivkraften fra start: Når ansvaret flytter, skal overblikket flytte med.