Nyborg Kommune skaber overblik, styring og læring med Case By Case
Fra fragmenteret sagsbehandling til fælles arbejdsgange, valide data og økonomisk overblik i Børn og Unge-afdelingen
Nyborg Kommunes Børn og Unge-afdeling manglede et samlet overblik over sagsbehandlingsfristerne, og sagsbehandlingen blev udført forskelligt afhængigt af, hvilken medarbejder der sad med sagen.
En revisionsrapport konkluderede, at der var alvorlige problemer med sagsbehandlingen, og at der manglede en fælles forankret praksis. Det skabte usikkerhed og bidrog til en høj medarbejderudskiftning.
Kommunen havde forsøgt før – blandt andet et taskforce-forløb med Ankestyrelsen – uden at det for alvor rykkede noget varigt.
»Vi bruger mindre tid på at løse tekniske problemer og mere tid på faglig sparring og udvikling.«
Hvordan skaber man denne gang en forandring, der holder – både fagligt, digitalt og økonomisk – når tidligere forsøg er endt der, hvor de startede?
Løsningen
En intern udviklingsplan fastlagde, at kommunen skulle etablere et fælles digitalt og fagligt fundament. Som en del af planen implementerede Nyborg Kommune Case By Case-løsningen og gennemførte et udviklingsprojekt, der skulle re-konfigurere fagsystemet DUBU, så det understøtter lovgivning og kommunens arbejdsgange; udarbejde fælles digitale arbejdsgangsbeskrivelser, som alle medarbejdere er uddannet i at bruge; opbygge datamodeller for de vigtigste arbejdsgange, f.eks. børnefaglige undersøgelser; og etablere proces-dashboards og efterlevelsesvisninger med valide data om frister, sagsgange og økonomi.
En central del af løsningen er det integrerede økonomimodul, som kobler fagsystemet DUBU sammen med kommunens økonomisystem, Prisme, og gør det muligt at sammenligne de bevillinger, der er registreret i DUBU, med de faktiske udbetalinger – helt ned på borgerniveau.
»Tidligere var det svært at opdage, hvis en bevilling manglede eller var fejlagtigt registreret. Nu har vi ét samlet overblik over afvigelser, og det har styrket både kontrol og tillid.«
Hvad det gav
- Valide data på alle væsentlige frister og et klart overblik over, i hvilken grad arbejdsgange efterleves
- Øget faglig kvalitet og mere ensartet sagsbehandling på tværs af nye og erfarne medarbejdere
- Bedre økonomisk styring: Ét samlet overblik over afvigelser mellem bevillinger og faktiske udbetalinger
- Tryghed og dokumentation: Kvaliteten i sagsbehandlingen kan nu dokumenteres, både internt og eksternt
- Datadrevet styring, der gør det muligt at rapportere sikkert til det politiske niveau
- Wiki bruges aktivt som opslagsværk og har skabt en kultur, hvor læring og forbedring er en del af dagligdagen
Kunne dette være jeres næste case?