Alle informationer samlet ét sted
En jysk kommune skaber ro og ensartet sagsbehandling med Wiki og Navigator
Den faglige teamleder i Visitationsenheden hos en jysk kommune har ansvaret for implementeringen af både Cura og Case By Case – herunder arbejdsgangsbeskrivelser og løbende opfølgning på, hvordan de bruges i praksis. På et tidspunkt lå mere end 1.500 sager åbne i systemet. Ikke fordi der reelt blev arbejdet på 1.500 sager samtidig, men fordi sagerne ikke blev afsluttet korrekt og derfor blev ved med at figurere på medarbejdernes oversigtslister.
Samarbejdet med Case By Case har været præget af et godt og konstruktivt samarbejde, med velvilje til at tilpasse løsningen og finde løsninger på udfordringer undervejs. Det har givet kommunen et let tilgængeligt værktøj, der både understøtter arbejdsgangsbeskrivelser og fungerer som et effektivt redskab til ledelsesinformation. De detaljerede arbejdsgangsbeskrivelser, som systemet muliggør, skaber ensartethed i sagsbehandlingen og letter oplæringen af nye medarbejdere.
Hvordan rydder man op i en sagsstamme af den størrelse – og sikrer, at den ikke vokser sig stor igen?
Løsningen
Da kommunen implementerede Cura sideløbende med Case By Case, hjalp systemet med at forstå og tilpasse arbejdsgangene, hvilket har bidraget til en mere kvalificeret og ensartet sagsbehandling. Wiki-delen bruges som opslagsværk i uddannelsen af nye medarbejdere, og Navigator-delen er det centrale værktøj til at følge op på sagsbehandlingen, sikre kvalitetssikring og give ledelsesinformation.
»Navigator-delen er meget vigtig for os i en jysk kommune, da den giver os information, vi ikke kan få andre steder. Via Navigator kan vi for eksempel identificere de områder, hvor vi kan forbedre vores sagsbehandling.«
Samarbejdet med Case By Case-organisationen har altid været godt, præget af stor vilje til at løse udfordringer og en række faglige drøftelser om sagsbehandling og brugen af Cura. Den eneste anbefaling til forbedring har været en bedre opstart med mere grundig oplæring i systemet, da det kan være lidt udfordrende at komme i gang med at oprette arbejdsgangsbeskrivelser.
Hvad det gav
100% styr på sagsbehandlingstider — for første gang nogensinde.
- Antallet af åbne sager reduceret fra mere end 1.500 til omkring 30
- 100% styr på sagsbehandlingstiderne – opgjort som gennemsnit af alle sager ud fra data i Cura, ikke kun stikprøver. Det er første gang nogensinde, at kommunen har haft dette overblik.
- Lever op til kommunens kvalitetsstandard om 7 dages behandlingsfrist, og sager der trækker ud, kommer på en liste, så der kan følges op
- Navigator bruges til at udvælge sager til ledelsestilsynet og giver et præcist overblik over, hvilke sager der er arbejdet med, og hvordan de er løst – det gør de interne samtaler mere konkrete og skaber mere organisatorisk læring
- Medarbejdernes motivation for at opsøge information er højere, når det er let tilgængeligt – og det er her, Case By Case har en klar fordel
- De detaljerede arbejdsgangsbeskrivelser skaber ensartethed i sagsbehandlingen og letter oplæringen af nye medarbejdere
- Mindre stress og mere ro, efter sagsstammen blev bragt ned
- Alle informationer om sagsbehandlingen samlet ét sted
»Vi har reduceret antallet af åbne sager fra mere end 1.500 til omkring 30. Det var jo ikke sådan, at vi arbejdede på 1.500 sager samtidig, men vi afsluttede dem ikke korrekt, og derfor blev de ved med at figurere på medarbejdernes oversigtslister. Efter vi fik sagsstammen nedbragt, er der kommet meget mere ro på. Jeg tror, at overblik er kodeordet.«
...kontakt Case By Case for at høre mere om denne kommune. Vi formidler gerne kontakt til kommunens medarbejder.
Kunne dette være jeres næste case?