Fra fragmenteret sagsbehandling til fælles arbejdsgange
Holbæk Kommune skaber valide data og økonomisk overblik på Ældre & Sundhed-området
I Holbæk Kommune har høj datakvalitet og en mere datadrevet styring af ældreområdet længe været en strategisk prioritet. I 2023 afprøvede kommunen Process Mining i Ældre & Sundhed hen over 16 måneder.
Afprøvningen viste tydeligt, at der var behov for at forbedre datagrundlaget, ensarte arbejdsgangene og styrke evnen til at efterleve dem i praksis – en analyse af efterlevelsen gjorde det klart, at der var markant forskel mellem intentionerne og den faktiske hverdag. Og forandringerne holder ikke pause: Fælles Sprog 3-forenkling, implementeringen af ældreloven og sundhedsreformen står alle for døren.
»Vi har masser af fornemmelser, spredte iagttagelser. Men vi mangler et fælles, retvisende datagrundlag, som vi kan holde disse op imod, når vi træffer beslutninger.«
»Ja – det giver vildt god mening. Vi står midt i store forandringer, og det her er det helt rette tidspunkt at komme rigtigt fra start.«
Kommunen stod over for en vigtig opgave: At skabe et fælles fundament for styring og implementering af de kommende forandringer.
Løsningen
På baggrund af et gennemført udbud via SKI 02.06 blev Case By Case tildelt kontrakten om levering af Process Mining. Kommunen arbejder nu ud fra en velafprøvet metode baseret på kvalitetscirkler, understøttet af en IT-løsning med to moduler.
Navigator giver et datadrevet indblik i, om arbejdsgange bliver fulgt, og hvor der opstår afvigelser – det skaber overblik gennem dashboards og frigør tid, blandt andet ved at erstatte manuelle gennemgange af audit-skemaer med et elektronisk overblik over mønstre og afvigelser.
Wiki bruges til at beskrive og kommunikere arbejdsgange på en enkel og ensartet måde, så medarbejderne altid kan se, hvor de skal finde og registrere oplysninger i fagsystemerne.
»Et solidt datafundament er forudsætningen, hvis man skal bruge data til at lede, og til at skabe kvalitet og effektivitet.«
Hvad det gav
- Et fælles, retvisende datagrundlag for beslutninger, hvor der før var fornemmelser og spredte iagttagelser
- Mulighed for at identificere, monitorere og forbedre virkelige arbejdsprocesser ved at trække viden ud af logfilerne i Nexus – i stedet for antagelser
- Bedre kvalitet i sagsprocesser og et mere robust beslutningsgrundlag, kombineret med professionel dømmekraft
- Enklere hverdag for medarbejderne, fordi arbejdsgangene er tydeligt beskrevet og understøttet af systemerne
- Et solidt datafundament som forudsætning for videre digitalisering, automatisering og brug af AI
Kunne dette være jeres næste case?